Оставить заявку

Электронная подпись: какая нужна и кому

Подпись выбирают не по названию, а по тому, что и с кем вы подписываете. Компании нужен квалифицированный сертификат, её сотруднику — свой плюс доверенность, а внешнему исполнителю чаще всего не нужен вовсе.

Начинать с вопроса «кто подписывает»

Про электронную подпись обычно спрашивают «какая нужна» — и это неверная отправная точка. Правильная: кто будет подписывать и какие документы.

Ответов оказывается три, и они ведут к разным решениям.

Компания или предприниматель. Нужен квалифицированный сертификат. Один, а не по одному на задачу: тот же сертификат работает и в документообороте с контрагентами, и в отчётности, и на госуслугах.

Сотрудник, подписывающий за компанию. Нужны две вещи: личный сертификат физического лица и машиночитаемая доверенность. Одной первой недостаточно — с 1 марта 2024 года это жёсткое правило.

Внешний исполнитель по договору. Скорее всего, не нужно ничего. Самозанятый или физлицо подписывает простой подписью с телефона, и это законный порядок, а не упрощение.

Половина лишних покупок происходит из-за того, что третий случай путают с первыми двумя.

Три вида подписи коротко

Простая подтверждает подписание через коды и пароли — обычно код из СМС. Равнозначна собственноручной, если стороны об этом договорились.

Неквалифицированная создаётся криптографическими средствами: определяет подписанта и обнаруживает изменения в документе. Тоже требует соглашения сторон.

Квалифицированная — та же неквалифицированная плюс сертификат аккредитованного удостоверяющего центра и подтверждённые средства подписи. Единственная, что равнозначна собственноручной по умолчанию, без всяких соглашений. Подробнее о различиях.

Где выбора нет

Счёт-фактура и УПД со статусом 1 подписываются только усиленной квалифицированной подписью. Договориться о простом порядке здесь нельзя, и это единственное по-настоящему жёсткое ограничение в теме.

Обратный случай — договор ГПХ с исполнителем: по нему стороны свободны и обычно выбирают простую подпись, потому что иначе процесс не заработает.

Что входит в стоимость

Не только выпуск сертификата. В комплект входят защищённый носитель, если своего нет, лицензия криптопровайдера, настройка рабочего места и сопровождение на срок действия. Из чего складывается цена.

Сумма зависит от срока, комплектности и числа тех, кто подписывает, поэтому мы называем её после разбора задачи, а не прайсом «от».

Где получить

Личное подтверждение личности проходят один раз — в пункте выдачи. Города и адреса: пункты есть в большинстве городов, и выбирать стоит по удобству, а не по близости к юридическому адресу.

Повторный выпуск, пока прежний сертификат ещё действует, обычно проходит удалённо — визит не понадобится.

Оформить электронную подпись

Скажите, кто будет подписывать и какие документы, — подберём вид сертификата и назовём цену до оплаты.

Что вы получаете

  • Подписывают обе стороны

    Настраиваем не только свою сторону: исполнитель-физлицо, контрагент и водитель тоже должны чем-то подписать — разбираемся, чем именно, до первого документа.

  • Сертификат за рабочий день

    Когда договор нужно закрыть сегодня, решает срок: заявку берём в работу в день обращения и не переносим идентификацию на следующую неделю.

  • Рабочее место до первой подписи

    Криптопровайдер, расширение браузера, корневые сертификаты — доводим до состояния, когда документ реально уходит адресату, а не до состояния «установлено».

  • Связка с учётом

    Ставим сертификат в хранилище и привязываем к организации в настройках обмена, чтобы акты и сверки не выгружались руками во второе окно.

  • Доверенности на сотрудников

    Бухгалтер и менеджер подписывают за компанию только со своей подписью и машиночитаемой доверенностью — оформляем обе части, а не одну.

  • Поддержка вечером и в выходные

    Расчёты закрываются не с девяти до шести: помощь доступна тогда, когда документ реально отправляют.

Частые вопросы

Какая подпись нужна организации?

Квалифицированный сертификат на того, кто действует без доверенности, — обычно на генерального директора. Им подписываются документы контрагентам, отчётность, обращения в госорганы. Отдельных сертификатов под каждую задачу не существует.

Нужен ли отдельный сертификат для документооборота?

Нет. «Подписи для ЭДО» как отдельного вида не бывает: подходит тот же квалифицированный сертификат, которым сдают отчётность и заходят в кабинет налогоплательщика.

Чем подписывает сотрудник?

Личным сертификатом физического лица вместе с машиночитаемой доверенностью от компании. С 1 марта 2024 года это единственный порядок: сертификаты, где рядом с фамилией сотрудника указывалась организация, больше не выпускаются.

А внешний исполнитель — самозанятый или физлицо по договору?

Ему квалифицированный сертификат обычно не нужен. В сервисах для работы с физлицами он подписывает документы простой или неквалифицированной подписью — кодом из СМС. Требовать от него покупать сертификат бессмысленно: до подписания дойдут единицы.

Сколько действует сертификат?

Сертификат, выпущенный удостоверяющим центром ФНС и его доверенными лицами, действует 15 месяцев. Сертификат физического лица, выпущенный аккредитованным удостоверяющим центром, — 12 месяцев.

Можно ли скопировать подпись на второй компьютер?

Нет. Ключ квалифицированной подписи хранится внутри защищённого носителя и не извлекается — это требование к самой подписи, а не ограничение поставщика. Если подписывать нужно с нескольких рабочих мест, это планируют до выпуска.

Вы удостоверяющий центр?

Нет. Удостоверяющий центр — аккредитуемый Минцифры статус, у нас его нет. Сертификаты выпускает удостоверяющий центр Контура как доверенное лицо удостоверяющего центра ФНС, а мы работаем как официальный партнёр: подбираем, оформляем, настраиваем и сопровождаем.