Акт сверки взаиморасчётов: что это, как составить и подписать
Акт сверки не обязателен по закону — и при этом остаётся одним из самых весомых документов в отношениях с контрагентом. Всё дело в том, что означает подпись под ним.
Что это за документ
Акт сверки взаиморасчётов — двусторонняя справка о состоянии расчётов за период. В нём перечислены документы, по которым между сторонами возникали обязательства, и выведено сальдо: кто кому и сколько должен на конец периода.
Утверждённой формы не существует. Каждая учётная система формирует свою, и это нормально: значение имеет содержание, а не бланк.
Из чего он состоит
Шапка — кто с кем сверяется, за какой период, по какому договору или по всем расчётам сразу.
Таблица оборотов — документы с датами, номерами и суммами, разнесённые по дебету и кредиту. Обычно две зеркальные части: «по данным организации А» и «по данным организации Б».
Сальдо — на начало периода, обороты, на конец периода. Здесь и обнаруживается расхождение, если оно есть.
Подписи — обеих сторон, с указанием должности и основания полномочий.
Почему подпись важнее документа
Сам по себе акт ничего не устанавливает: это выписка из учёта. Вес ему придаёт подпись второй стороны.
Подписав акт, контрагент признаёт указанную в нём задолженность. Признание долга прерывает течение срока исковой давности: трёхлетний срок начинает идти заново с момента подписания. Для долгов, которым уже два с половиной года, подписанный акт означает разницу между «можно взыскать» и «поздно».
Правило работает в обе стороны. Подписывая акт, где числится ваша кредиторская задолженность, вы признаёте её точно так же — поэтому подписывать не глядя не стоит.
Отдельная тонкость — полномочия. Акт, подписанный только главным бухгалтером, в судебных спорах регулярно оспаривают: признание долга — действие, требующее полномочий, а у главбуха их может не быть. Надёжнее подпись руководителя или сотрудника с оформленной доверенностью.
Когда акт не подписывают
Чаще всего не потому, что отказываются, а потому, что не сходится и никто не хочет фиксировать это письменно. Акт уходит «на согласование» и остаётся там навсегда.
Выход тот же, что и в любом споре о цифрах: перейти от итога к строкам. Когда вместо «расхождение 42 000 рублей» контрагент видит «акт № 314 от 28.06 у нас проведён, у вас нет», разговор становится коротким и обычно заканчивается подписанием.
Электронный акт вместо бумажного
Бумажный цикл сверки — распечатать, подписать, отправить, ждать, звонить, получить обратно с чужой подписью, обнаружить, что подписан не тот вариант. Три недели на документ, который формируется за минуту.
Электронный — подписали своей подписью, отправили через оператора, увидели статус: доставлено, просмотрено, подписано. У обеих сторон один экземпляр с двумя подписями, и он же лежит в архиве, когда через два года понадобится доказать признание долга.
Подпись подходит обычная квалифицированная — та же, что для документооборота. Если подписывает не руководитель, нужна машиночитаемая доверенность.
Сверяться без ручного сопоставления
Оставьте телефон — покажем, как выглядит акт сверки, собранный автоматически, и сколько это занимает времени.
Смотрите также
Частые вопросы
Обязателен ли акт сверки?
Нет. В перечне обязательных документов бухгалтерского учёта его нет, и составлять его закон не требует. Стороны делают это добровольно — обычно по условию договора или по сложившейся практике закрытия периода.
Что должно быть в акте сверки?
Наименования обеих сторон, период сверки, ссылка на договор или указание «по всем расчётам», перечень документов с датами, номерами и суммами по дебету и кредиту, сальдо на начало и конец периода, подписи сторон. Единой утверждённой формы нет — стороны используют форму из учётной системы.
Кто должен подписывать акт сверки?
Руководитель или уполномоченный сотрудник. Подпись только главного бухгалтера — распространённая практика, но в спорах её оспаривают: у главбуха может не быть полномочий признавать долг. Надёжнее подписывать руководителем или сотрудником с доверенностью, а в электронном виде — с машиночитаемой доверенностью.
Прерывает ли акт сверки срок исковой давности?
Подписанный обеими сторонами акт признаётся действием, свидетельствующим о признании долга, и течение срока исковой давности после него начинается заново. Именно поэтому регулярная сверка — не бухгалтерская формальность, а способ удержать долг во взыскиваемом состоянии.
Что делать, если контрагент не подписывает акт?
Сначала выяснить причину: чаще всего дело не в отказе, а в расхождениях, о которых он не хочет спорить письменно. Разбор построчных расхождений снимает большую часть таких случаев. Если ответа нет вовсе, факт направления акта и отсутствие возражений фиксируются — в электронном обмене это делается автоматически.
Можно ли подписать акт сверки электронной подписью?
Да, и это обычная практика. Подходит тот же квалифицированный сертификат, которым подписываются УПД и акты выполненных работ. Электронный акт с подписями обеих сторон — оригинал, распечатывать его не нужно.