Оставить заявку

Сверка взаиморасчётов с контрагентами — Диадок: Взаиморасчёты

Сверка — это не «отправить акт и ждать». Это сопоставление двух списков документов, в которых расходятся суммы, даты и номера. Машина делает это за минуты, человек — за дни и с ошибками.

В чём здесь настоящая работа

Про сверку обычно думают как про отправку документа: сформировали акт, послали, получили подписанный. На деле отправка — последний и самый простой шаг, а работа находится до него.

Работа — это сопоставление. У вас в учёте сто восемьдесят документов по контрагенту за квартал, у него — сто семьдесят девять. Разница в сорока двух тысячах рублей может складываться из акта, который он не провёл, накладной, попавшей у него в следующий период, и двух документов, где один и тот же номер стоит на разных суммах. Найти это в двух таблицах глазами — работа на несколько часов, и она повторяется по каждому контрагенту.

Именно эту часть и берёт на себя сервис: он сравнивает две выгрузки и показывает не итоговую разницу, а строки, из которых она собралась.

Что видно после сопоставления

Документы, которых нет у второй стороны. Документы с разными суммами. Документы, попавшие в разные периоды. Совпадающие по сумме, но разошедшиеся по номеру или дате.

По каждой строке видно, что показывает ваша сторона и что — контрагент. Дальше это уже разговор по существу: не «у нас не сходится на сорок две тысячи», а «ваш акт № 314 от 28 июня у нас не проведён, пришлите ещё раз».

Зачем подписывать акт, если он не обязателен

Акт сверки не входит в число обязательных документов учёта — его не требует ни закон о бухгалтерском учёте, ни налоговый кодекс. Значение у него правовое.

Подписанный обеими сторонами акт — признание долга. Признание долга прерывает течение срока исковой давности, и после подписания трёхлетний срок начинает идти заново. Для работы с дебиторской задолженностью это ключевой момент: акт сверки, подписанный вовремя, часто оказывается единственным, что удерживает долг во взыскиваемом состоянии.

Обратная сторона того же правила: подписывая акт, вы признаёте и свою кредиторскую задолженность. Поэтому подписывать не глядя — плохая привычка, и наличие построчных расхождений тут важнее итоговой строки.

Когда сверку делают

Классически — в конце квартала и перед закрытием года. На практике добавляется ещё три повода: перед крупной оплатой, при смене ответственного за работу с контрагентом и перед подачей претензии.

Компании с большим числом контрагентов постепенно уходят от кампанейщины к регулярности: сверка ежемесячно по ключевым партнёрам обходится дешевле, чем разбор годовых расхождений в январе.

Что нужно, чтобы начать

Выгрузка оборотов и документов по контрагентам из учётной системы, список контрагентов, с которыми сверяетесь, и квалифицированная подпись для акта — та же, которой вы подписываете закрывающие документы. Если учёт ведётся в 1С, выгрузка делается штатными средствами; как это устроено.

Подключить автоматическую сверку

Скажите, со сколькими контрагентами вы сверяетесь и в какой программе ведёте учёт, — подберём тариф и настроим выгрузку.

Коротко о решении

Стоимость
18 000 – 90 000 ₽ в год в зависимости от числа контрагентов
Кому подходит
Бухгалтерии, которая сверяется с десятками и сотнями контрагентов и закрывает период по срокам
Подключение
Выгрузка данных из учётной системы, список контрагентов, электронная подпись для акта
  • Автоматическое сопоставление данных двух сторон
  • Перечень расхождений по каждому документу
  • Формирование акта сверки
  • Подписание акта электронной подписью
  • Отправка контрагенту через оператора
  • История сверок по каждому контрагенту

Что вы получаете

  • Подписывают обе стороны

    Настраиваем не только свою сторону: исполнитель-физлицо, контрагент и водитель тоже должны чем-то подписать — разбираемся, чем именно, до первого документа.

  • Сертификат за рабочий день

    Когда договор нужно закрыть сегодня, решает срок: заявку берём в работу в день обращения и не переносим идентификацию на следующую неделю.

  • Рабочее место до первой подписи

    Криптопровайдер, расширение браузера, корневые сертификаты — доводим до состояния, когда документ реально уходит адресату, а не до состояния «установлено».

  • Связка с учётом

    Ставим сертификат в хранилище и привязываем к организации в настройках обмена, чтобы акты и сверки не выгружались руками во второе окно.

  • Доверенности на сотрудников

    Бухгалтер и менеджер подписывают за компанию только со своей подписью и машиночитаемой доверенностью — оформляем обе части, а не одну.

  • Поддержка вечером и в выходные

    Расчёты закрываются не с девяти до шести: помощь доступна тогда, когда документ реально отправляют.

Частые вопросы

Чем это отличается от отправки акта сверки в Диадоке?

Обменяться актом можно и обычным документооборотом — но тогда сопоставлением занимается человек: открывает две таблицы и ищет, где расходятся суммы. Здесь сравнение делает система: вы получаете не «акт не подписан», а список конкретных документов с расхождениями и их причинами.

Контрагент должен быть подключён к тому же оператору?

Для обмена подписанным актом — он должен быть достижим через электронный документооборот, в том числе по роумингу. Само сопоставление работает и раньше: система сравнивает ваши данные с тем, что прислал контрагент, даже если подписывать акт вы будете отдельно.

Откуда система берёт данные?

Из выгрузки вашей учётной системы — обороты и документы по контрагенту за период. Со стороны контрагента — из его выгрузки. Сопоставляются документы по номеру, дате и сумме, а расхождения показываются построчно.

Что считается расхождением?

Документ есть у одной стороны и отсутствует у другой; суммы по одному документу разные; документ учтён в разных периодах; различаются номер или дата при совпадающей сумме. Это четыре типовые ситуации, и по каждой видно, чья сторона что показывает.

Акт сверки обязателен по закону?

Нет, это не обязательный документ бухгалтерского учёта, а инструмент подтверждения расчётов между сторонами. Значение у него другое: подписанный обеими сторонами акт подтверждает признание долга, а это влияет на течение срока исковой давности.

Нужна ли отдельная электронная подпись для акта сверки?

Нет, подходит обычный квалифицированный сертификат — тот же, которым подписываются УПД и акты. Если акт подписывает не руководитель, нужна машиночитаемая доверенность на сотрудника.