Акт и чек по договору с исполнителем: что подтверждает каждый
Акт отвечает на вопрос «что сделано», чек — «уплачен ли налог с этой суммы». Для признания расхода нужны оба, и подменить один другим не получится.
Два документа с разными задачами
Путаница между актом и чеком — самая частая ошибка при работе с самозанятыми, и стоит она дорого: расход не принимают.
Акт — двусторонний документ. Он говорит: работа объёмом таким-то выполнена, заказчиком принята, претензий нет. Его подписывают обе стороны, и он живёт в связке с договором.
Чек — односторонний. Его формирует исполнитель в приложении «Мой налог» после получения денег, и он говорит только одно: с этой суммы отражён доход по налогу на профессиональный доход. Что именно было сделано, из чека не видно.
Ни один из них не заменяет другой. Акт без чека оставляет открытым налоговый вопрос, чек без акта — вопрос о существе расхода.
Что должно быть в акте
Ссылка на договор и его дата, отчётный период, перечень работ с измеримыми показателями, стоимость каждой позиции и итог, указание на отсутствие претензий, дата составления.
Слабое место — расплывчатый предмет. «Оказаны консультационные услуги на сумму 80 000 рублей» — акт, который придётся защищать словами. «Проведено 8 консультаций по 2 часа по перечню в приложении № 3» — акт, который защищает себя сам.
Порядок приёмки, который стоит прописать заранее
В договоре имеет смысл описать всю цепочку: как исполнитель передаёт результат, сколько дней у заказчика на проверку, что считается принятием, в какой форме заявляются замечания и что происходит, если исполнитель молчит.
Отдельно — правило о молчаливом принятии: если в оговорённый срок мотивированных возражений не поступило, работы считаются принятыми. В электронном обмене это правило впервые становится по-настоящему рабочим: у вас есть точное время отправки и отметка о том, что документ открывали.
Массовая приёмка
Когда исполнителей десятки, конец месяца превращается в отдельную работу. Электронный порядок сводит её к трём действиям: сформировать акты из шаблона по данным периода, разослать одним заходом, забрать подписанные.
Дальше остаётся только список неподписавших — с ним и работают, вместо того чтобы обзванивать всех подряд.
Чек: чья обязанность и чей риск
Формирует чек исполнитель, а последствия его отсутствия несёт компания: без чека сумма не признаётся расходом. Это несимметрично, и потому обязанность передать чек и срок передачи имеет смысл прописать в договоре прямо, вместе с последствиями — например, правом приостановить следующую выплату до получения.
Практика показывает, что дисциплина здесь держится не на штрафах, а на привычке: чек запрашивается сразу после оплаты, а не в конце квартала, когда исполнитель уже занят другим проектом.
Настроить приёмку работ без бумаги
Расскажите, сколько актов вы закрываете в месяц, — покажем, как рассылать их одним действием.
Смотрите также
-
Договор ГПХ
Чем отличается от трудового, что в нём обязательно и как подписать без бумаги.
-
Самозанятые
Какие документы нужны с плательщиком НПД и что проверять перед каждой выплатой.
-
Риски и проверки
Что превращает договор ГПХ в трудовой и как выстроить документы, чтобы этого не случилось.
-
Подпись исполнителя
Почему физлицу не нужен сертификат и когда простой подписи всё-таки мало.
Частые вопросы
Чем акт отличается от чека?
Разной природой. Акт — двусторонний документ: обе стороны подтверждают, что работа выполнена и принята в описанном объёме. Чек — односторонний фискальный документ исполнителя, подтверждающий, что он получил оплату и отразил её в налоге на профессиональный доход. Первый обосновывает расход по существу, второй — по налоговой стороне.
Обязателен ли акт, если есть чек?
Чек подтверждает факт оплаты, но не описывает, за что заплачено. Без акта у вас нет документа, из которого видно объём и результат работ, а значит нет и обоснования расхода. Оба документа выполняют разные роли, и практика проверок это подтверждает.
Что писать в акте?
Стороны и ссылку на договор, период, перечень работ или услуг с измеримым объёмом, стоимость, отсутствие претензий по качеству, дату. Формулировка вида «услуги оказаны в полном объёме» без расшифровки — самая уязвимая часть любого акта.
Исполнитель не подписывает акт. Что делать?
Порядок должен быть в договоре: срок на подписание и правило о том, что при отсутствии мотивированных возражений в этот срок работы считаются принятыми. В электронном виде это работает надёжнее бумажного: видно точное время отправки документа и факт, что он был открыт.
Можно ли отправить акты всем исполнителям сразу?
Да, массовая рассылка одного шаблона по списку — обычный сценарий конца месяца. Каждый исполнитель подписывает свой экземпляр, а вы видите в одном списке, кто подписал, кто открыл и не подписал, кто не открывал вовсе.
Как хранить акты и чеки?
Акты — в архиве сервиса подписания, вместе с историей подписания и договором, к которому они относятся. Чеки исполнитель передаёт вам файлом или ссылкой; их удобно складывать туда же, в карточку исполнителя, чтобы комплект не собирался заново в конце квартала.