Оставить заявку

Работа с самозанятыми: документы, чеки и электронное подписание

С самозанятым компания не удерживает НДФЛ и не платит взносы — но взамен обязана проверять его статус и собирать чеки. Комплект документов из-за этого другой, чем с обычным физлицом.

Почему с самозанятым документы устроены иначе

Отношения те же — гражданско-правовые, — но налоговая сторона перевёрнута. С обычным физическим лицом компания выступает налоговым агентом: удерживает НДФЛ, платит страховые взносы, отчитывается. С плательщиком налога на профессиональный доход ничего этого нет: он платит сам, отчитывается сам, и компания к его налогам отношения не имеет.

Взамен появляется другая обязанность — доказательная. Расход по такому исполнителю подтверждается связкой из трёх документов, и выпадение любого звена стоит денег.

Три документа, а не два

Договор. Обычно рамочный: подписывается один раз на весь срок сотрудничества, а объёмы и сроки переносятся в заявки или приложения. Обязательно упомянуть статус исполнителя, его обязанность передать чек и обязанность сообщить об утрате статуса.

Акт сдачи-приёмки. На каждый расчётный период. Именно он отвечает на вопрос «что было сделано» и позволяет принять расход по существу.

Чек из «Мой налог». Формирует исполнитель после получения оплаты. Это единственный документ, подтверждающий уплату им налога с этой суммы, и заменить его актом, распиской или платёжкой нельзя.

Что ломается чаще всего

Чек не пришёл. Исполнитель забыл, ушёл в отпуск, потерял доступ к приложению. Через квартал бухгалтерия обнаруживает дыру, а исполнитель уже не отвечает. Лечится условием договора о сроке передачи чека и привычкой не закрывать период без комплекта.

Статус утрачен, а выплата прошла. Человек превысил лимит в 2,4 млн рублей или снялся с учёта, компания об этом не знала и заплатила как самозанятому. Обязанности налогового агента при этом возникают задним числом. Проверка статуса на дату выплаты — не формальность, а защита от доначисления.

Бывший сотрудник в роли самозанятого. Два года после увольнения его доход от вас под режим НПД не подпадает. Схема известна проверяющим лучше, чем тем, кто её применяет.

Признаки трудовых отношений в договоре. График, подчинение, рабочее место, фиксированная ежемесячная сумма без привязки к объёму. Каждый пункт по отдельности объясним, вместе — основание для переквалификации. Разбор рисков — на отдельной странице.

Как это выглядит в электронном виде

Исполнитель приглашается по номеру телефона. Он открывает ссылку, видит договор, читает и подтверждает подписание кодом. С этого момента с ним можно обмениваться документами: акты уходят рассылкой в конце месяца, допсоглашения — по мере необходимости.

Компания подписывает своей квалифицированной подписью — той же, которой сдаёт отчётность. Исполнитель не покупает ничего.

Практический выигрыш виден на объёме. Пятнадцать исполнителей на бумаге — это тридцать документов в месяц, курьеры, сканы и пропавшие оригиналы. Те же пятнадцать в электронном виде — одна рассылка и список тех, кто ещё не подписал.

Подключить документооборот с самозанятыми

Скажите, сколько у вас исполнителей на НПД, — подберём тариф и покажем, как выглядит подписание с их стороны.

Отправляя форму, вы соглашаетесь с политикой обработки данных.

Смотрите также

Частые вопросы

Какой комплект документов нужен с самозанятым?

Договор — обычно рамочный на срок сотрудничества; акт сдачи-приёмки на каждый расчётный период; чек из приложения «Мой налог» по каждой выплате. Первые два подписываете вы оба, третий формирует исполнитель после получения денег. Все три части нужны: акт без чека не подтверждает расход, чек без акта не подтверждает, за что заплатили.

Обязательно ли заключать письменный договор?

Формально при небольших разовых сделках можно обойтись без него, но на практике письменный договор нужен всегда: он фиксирует предмет, сроки, цену и статус исполнителя. Без него спор о том, что именно было сделано и за что переведены деньги, разрешается не в вашу пользу.

Что проверять перед выплатой?

Действующий статус плательщика налога на профессиональный доход на дату расчёта. Статус можно утратить: при превышении лимита дохода в 2,4 млн рублей за год, при найме работников, при переходе на запрещённые для режима виды деятельности или по собственному снятию с учёта. Если статус утрачен, обязанности налогового агента возвращаются к компании.

Можно ли работать с бывшим сотрудником как с самозанятым?

Нет, пока не пройдёт два года с увольнения. Доход от бывшего работодателя в течение двух лет после расторжения трудового договора не подпадает под налог на профессиональный доход — такая выплата облагается как обычный доход физлица, со всеми удержаниями и взносами.

Кто и когда формирует чек?

Исполнитель, в приложении «Мой налог» или в кабинете плательщика НПД, после получения оплаты. Обязанность передать чек заказчику — его, но последствия отсутствия чека несёте вы: без него сумма не признаётся расходом. Поэтому условие о чеке и срок его передачи прописывают прямо в договоре.

Нужна ли самозанятому электронная подпись?

Нет. В сервисах для работы с внешними исполнителями он подписывает документы простой электронной подписью — кодом из СМС. Требовать от него квалифицированный сертификат бессмысленно: до подписания дойдут единицы.