Кто подписал документ: полномочия, доверенности и споры

Самая распространённая практика, которой не должно быть

Сертификат оформлен на генерального директора. Документы подписывает главный бухгалтер — с директорского носителя, который лежит у неё в столе.

Так устроено во множестве компаний, и работает это ровно до первого спора. Электронная подпись говорит: подписал директор. Фактически подписал не он. Разница вскрывается тогда, когда кто-то начинает выяснять обстоятельства подписания конкретного документа.

Помимо юридической стороны здесь есть управленческая. Пока подписью пользуются двое, невозможно установить, кто именно отправил документ, — а значит невозможно и разобраться, как ошибка попала контрагенту.

Как должно быть с 1 марта 2024 года

Схема двухчастная и обязательная.

Личный сертификат физического лица — на сотрудника. В нём его фамилия, СНИЛС и ИНН, названия компании нет. Он отвечает на вопрос «кто».

Машиночитаемая доверенность от организации, подписанная руководителем. Она отвечает на вопрос «на каком основании».

Прежние сертификаты, где рядом с фамилией сотрудника указывалась организация, больше не выпускаются: старый способ решать оба вопроса одним документом закрыт.

Где проходит граница полномочий

Доверенность содержит перечень полномочий, и это не формальность. Подпись под документом, выходящим за пределы этого перечня, ставит вопрос о том, обязывает ли он компанию.

Две противоположные ошибки при оформлении:

Слишком широко. «Подписание любых документов от имени организации» удобно ровно до того момента, когда кто-то подписывает то, чего вы не имели в виду.

Слишком узко. Отдельная доверенность на каждый вид документа приводит к тому, что работа встаёт при появлении нового типа документа, а переоформление превращается в постоянное занятие.

Разумная середина — по типам документов, с которыми человек работает регулярно.

Отдельный сюжет: акт сверки

Здесь полномочия важнее, чем в большинстве других документов. Подписание акта — признание долга, а признание долга влечёт правовые последствия.

Практика знает споры, где акт, подписанный одним лишь главным бухгалтером, оспаривался именно по мотиву отсутствия у него полномочий признавать задолженность. Поэтому акт сверки надёжнее подписывать руководителем или сотрудником с оформленными полномочиями — и об этом стоит помнить, когда сверка ставится на поток.

А исполнитель-физлицо?

С внешними исполнителями вопрос полномочий не возникает: человек действует от себя, доверенность ему не нужна. Он подписывает простой подписью, и подтверждается это связкой «его номер телефона плюс подтверждённое действие».

Обратная сторона — проверять нужно не полномочия, а личность: что договор подписал именно тот человек, с которым вы договаривались, а не кто-то, у кого оказался доступ к его телефону. Практический ответ здесь простой: приглашать исполнителя по номеру, который вы получили от него самого, а не из объявления.

Проверка на полчаса

Кто фактически подписывает документы в вашей компании. У всех ли этих людей свои сертификаты. У всех ли есть доверенности и не истекли ли они. Отозваны ли доверенности уволившихся.

Четыре вопроса. В большинстве компаний хотя бы на один ответ оказывается неприятным.