Самозанятый или сотрудник в штате: как считать разницу

Что на самом деле сравнивают

Разговор обычно начинается с фразы «с самозанятым дешевле на треть». Цифра берётся из сравнения страховых взносов с их отсутствием — и в этой части она верна.

Но сравнение состоит не из одной строки.

Налоги. С обычным физлицом компания — налоговый агент по НДФЛ. С самозанятым она не удерживает ничего: он платит налог на профессиональный доход сам. Это не экономия компании, а перенос обязанности.

Страховые взносы. На выплаты плательщику НПД они не начисляются. Здесь и находится основная разница в деньгах.

Гарантии. Отпуск, больничный, выходное пособие, сохранение места — всё это есть у работника и отсутствует у исполнителя по договору. Ещё одна строка экономии, и о ней помнят реже.

Администрирование. У штата — кадровый учёт, табели, охрана труда, отчётность. У самозанятых — проверка статуса перед выплатой, сбор чеков и контроль договоров. Второе легче, но не даром: на пятидесяти исполнителях это отдельная работа.

Риск. Строка без фиксированной суммы — и именно она чаще всего оказывается решающей.

Где проходит настоящая граница

Не в деньгах, а в характере работы.

Договор ГПХ — про результат. Есть измеримый объём, срок, приёмка, оплата за сделанное. Человек сам решает, как и когда работает, и может делать то же самое для других.

Трудовой договор — про функцию. Человек занимает должность, работает по графику, подчиняется распорядку, получает одинаковую сумму независимо от объёма.

Если ваши отношения описываются вторым абзацем, выбора нет: любые формальные ухищрения ведут к переквалификации, а она обнуляет всю экономию задним числом и добавляет пени со штрафом.

Когда самозанятый уместен

Разовые и проектные работы с понятным результатом. Сезонные пики, ради которых нет смысла держать штат. Узкие специалисты, нужные несколько раз в квартал. Распределённые исполнители в разных городах — курьеры, монтажники, водители.

Общее у этих случаев одно: работа заканчивается вместе с результатом, и человек не встраивается в структуру компании.

Когда честнее взять в штат

Постоянная функция, которая нужна каждый день. Работа на вашем оборудовании и вашей площадке. Необходимость управлять человеком в процессе, а не принимать результат. Единственный заказчик — вы — на протяжении лет.

Отдельный случай — бывший сотрудник: два года после увольнения его доход от вас под режим НПД не подпадает, и никакая схема этого не обходит.

Скрытая переменная: доля дошедших до подписи

Есть строка, которую в расчёт обычно не включают, а она заметна на объёме.

Бумажный документооборот с исполнителями работает плохо: акты возвращаются частично, чеки приходят не от всех, к концу квартала комплект не собирается. Каждый несобранный комплект — непринятый расход, и на пятидесяти исполнителях эта потеря сопоставима с разницей во взносах.

Электронное подписание эту строку закрывает: акт уходит рассылкой, подписывается с телефона за минуту, и видно, кто ещё не подписал. Считать экономию от работы с самозанятыми без учёта этого — считать половину.

Короткий вывод

Если работа проектная и результат измерим, самозанятый уместен и выгоден — при условии, что документы и проверка статуса поставлены на поток.

Если работа по сути трудовая, разница в деньгах существует только до проверки. Дальше она превращается в доначисление за весь период.